Tijdtabel voorbereiding — Boekentoefuif

Uurplanning voor het opbouwwerk op donderdag en vrijdag vóór 15u30.

💡 Tik/klik op een taak voor een gedetailleerde uitleg.

Toon personen

Donderdag

Aanwezig: Kirsten, Marjolein (11u–einde) · Eline (11–17u) · Janis, Eva, Brenda/Marissa (17–21u) · Jonas (19–21u). Technische dienst: levering geluidsmateriaal 10–11u + podium opbouwen 11–12u.

Tijd ElineKirstenMarjoleinJanis EvaBrenda/MarissaJonas Technische dienst
10–11 externGeluidsmateriaal leveren
11–12 Organisatorpost inrichten + materiaal sorteren Decoratie voorbereiden: sorteren + klaarleggen Decoratie voorbereiden: sorteren + klaarleggen externPodium opbouwen
12–13 Tafels & stoelen plaatsen — zaal-layout Tafels & stoelen plaatsen Tafels & stoelen plaatsen
13–14 Drankzone klaarzetten: glazen klaar, alcohol/non-alcohol splitsen Nadars rond podium plaatsen + ingang klaarzetten Nadars rond podium plaatsen + ingang klaarzetten
14–15 Photobooth klaarzetten: achtergrond, props, inkleding + bordje Photobooth klaarzetten Photobooth klaarzetten
15–16 Eetstand klaarzetten: tafels, tafellaken, deco, sauzen, au bain marie + FOOD-bordje Eetstand klaarzetten Eetstand klaarzetten
16–17 Opruimen + pauze + klaarzetten avondploeg (vertrekt 17u) Opruimen + pauze + klaarzetten avondploeg Opruimen + pauze + klaarzetten avondploeg
17–18 Zaaldecoratie (samen, in volgorde) Zaaldecoratie (samen, in volgorde) Zaaldecoratie (samen, in volgorde) Zaaldecoratie (samen, in volgorde) Zaaldecoratie (samen, in volgorde)
18–19 Zaaldecoratie (samen, in volgorde) Zaaldecoratie (samen, in volgorde) Zaaldecoratie (samen, in volgorde) Zaaldecoratie (samen, in volgorde) Zaaldecoratie (samen, in volgorde)
19–20 Bonnetjeskassa klaarzetten: tafel, stoelen, deco, kassa+wisselgeld, QR, bordje Geluid installeren + testen (samen met Jonas) Bonnetjeskassa klaarzetten Bonnetjeskassa klaarzetten Bonnetjeskassa klaarzetten Geluid installeren + testen
20–21 Opruimen + afronden Licht installeren + testen (samen met Jonas) Opruimen + afronden Opruimen + afronden Opruimen + afronden Licht installeren + testen

Geen geselecteerde personen werken op donderdag.

Doel einde donderdag: podium (door technische dienst), geluid, licht, kabels, tafels/stoelen, nadars, photobooth-structuur en grote decoratie staan. De toog staat al opgesteld. Vrijdag = alleen nog vers werk + afwerking + testen.

Vrijdag (tot 15u30)

Aanwezig: Jonas, Eva, Brenda/Marissa, Marjolein (9u–15u30) · Eline, Kirsten (12u–15u30).

Tijd JonasEvaBrenda/Marissa MarjoleinElineKirsten
09–10 ritPistolets ophalen Frigo's vullen + drank koud zetten Frigo's vullen + drank koud zetten Frigo's vullen + drank koud zetten
10–11 Glazen afwassen Glazen afwassen Frigo's vullen + drank koud zetten Frigo's vullen + drank koud zetten
11–12 Inkom klaarzetten (samen): kassa, scheiding in/uit, bordjes, deco, tafels/stoelen, QR, lijsten, telblad Inkom klaarzetten (samen) Inkom klaarzetten (samen) Inkom klaarzetten (samen)
12–13 ritHamburgers ophalen bij beenhouwer Middagpauze + controle zaal (samen) Middagpauze + controle zaal (samen) Middagpauze + controle zaal (samen) Middagpauze + controle zaal (samen) Middagpauze + controle zaal (samen)
13–14 Zaal opruimen & opkuisen voor de fuif + buffer Zaal opruimen & opkuisen + buffer Zaal opruimen & opkuisen + buffer Zaal opruimen & opkuisen + buffer Zaal opruimen & opkuisen + buffer Zaal opruimen & opkuisen + buffer
14–15u Buffer Buffer Buffer Buffer Buffer Buffer
15–15u30 Au bain marie aanzetten Buffer Buffer Buffer Buffer Buffer

Geen geselecteerde personen werken op vrijdag.

15u30: prep-ploeg vertrekt, avondploeg neemt over. Geef de algemene briefing aan de avondploeg en hang de post-briefings op.

Lezen & aandachtspunten

Donderdag Vrijdag rit ophaalrit extern technische dienst tik op een taak voor uitleg

Materiaallijst per locatie

Enkel wat we zélf moeten meebrengen. Geluid- en lichtmateriaal, podium, nadars, tafels en stoelen staan ter plaatse. Loop dit na bij het inpakken en vink af.

Inkom & kassa

  • Kassa met wisselgeld
  • Voorverkooplijst
  • Polsbandjes + lanyards
  • QR-code voor betalingen (getest)
  • Pennen
  • Doos voor gevonden voorwerpen
  • Leeg blad om aanwezigen te tellen (ouders meegeteld)
  • Decoratie / inkleding
  • Posters INGANG / UITGANG
  • Poster "ouderraad niet verantwoordelijk voor toezicht kinderen"
  • Werklijst inkom

Bonnetjeskassa

  • Kassa met wisselgeld
  • QR-code voor betaling
  • Pennen
  • Decoratie / inkleding
  • Bordje (van ver zichtbaar)

Toog / drank

  • Glazen / bekers
  • Flesopeners
  • Bordjes splitsing alcohol / non-alcohol (van ver leesbaar)
  • Bonnetjes + bonnenbakje/kassa
  • Werklijst toog
  • Vuilzak + schoonmaakmateriaal dichtbij

Eetstand (hamburgers)

  • Tafellaken
  • Decoratie / inkleding
  • Verlengkabel (vastgeplakt)
  • Au bain marie
  • Hamburgers, pistolets/sandwiches
  • Voorgebakken ajuin
  • Sausjes + servetten
  • Bonnetjesbakje
  • Etenlabels + allergenenlijst / -bordjes (allergieveilig apart)
  • Keukenpapier
  • Bordje "FOOD" (van ver zichtbaar)
  • Vuilzak

Photobooth

  • Achtergrond-laken + stevige bevestiging
  • Sfeerverlichting (kerstlichtjes)
  • Verlengkabel + stekkerdoos
  • Ballonnen
  • Themadecoratie
  • Houten kisten (gestapeld) + boeken
  • Props: brillen, afstudeerhoedjes, snorren, ...
  • Bordje "Photobooth" (van ver zichtbaar)
  • Vuilzak

Podium & DJ

  • Playlist + back-up (laptop / USB / telefoon)
  • Papieren tape (kabels vastplakken)

Zaal / decoratie

  • Themadecoratie (einde schooljaar / boekentas / afstudeerhoedjes)
  • Groot lichtsnoer
  • Ballonnen + slingers / banners
  • Bevestigingsmateriaal (tape, draad, snelbinders)
  • Ladder

Organisatorpost

  • Tape, schaar, stiften
  • Verlengkabels + stekkerdozen
  • Extra labels en bordjes
  • Pennen
  • Vuilniszakken, schoonmaakdoekjes, keukenpapier
  • EHBO-kit
  • Noodnummers + contactlijst (leveranciers, school)
  • Dagschema/tijdtabel + werklijsten

EHBO

  • Pleisters + verband
  • Ontsmettingsdoekjes
  • Wegwerphandschoenen
  • Coldpack
  • Pincet + kleine schaar
  • Keukenpapier
  • Noodcontacten

Toiletten & hygiëne

  • Toiletpapier (voldoende)
  • Zeep / handdoekjes
  • Vuilzak

Afval & schoonmaak

  • Vuilzakken (uitgang, eetstand, toog, photobooth)
  • Extra vuilniszakken
  • Keukenpapier, doeken, sponzen
  • Dweil + emmer
  • Bezem + vuilblik